第一条 为保障临床医学专业认证工作过程中相关文件的完整性与安全性以及有效维护被认证院校的信息安全，制定本文件归档管理办法。
第二条 本办法所称文件，是指过去和现在临床医学专业认证工作过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 相关文件的管理遵循统一领导、全程管理、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的管理原则，做到及时、准确、安全。
第四条 教育部临床医学专业认证工作委员会秘书处（以下简称“秘书处”）负责对相关文件进行管理。
第五条 临床医学专业认证工作过程中形成的具有保存价值的相关文件均属归档范围，现场考察专家组以及被认证院校有义务按时提交相关文件。归档的文件范围包括但不限于：
（一）现场考察前：认证的相关文件和通知；被认证院校提交的认证申请表、认证申请专家审读意见及结论；前期考察材料等。
（二）现场考察期间：认证的相关文件和通知；自评报告和支撑材料；校、院长汇报资料（如汇报幻灯）；与现场考察相关的专家行程安排；专家现场考察计划；现场考察日程安排；专家组成员分工表；相关会议日程及会议纪要；投票记录；现场考察相关照片等。
（三）现场考察后：认证的相关文件和通知；初步认证报告、送交院校征询意见的认证报告及院校反馈意见、提交教育部临床医学专业认证工作委员会的认证报告；专家组组长对组员的评价及被认证院校对现场考察专家组的评价；认证结论；认证后的反馈材料、院校的持续改进材料；回访材料等。
（四）其他：相关制度和章程；相关投诉或申诉文件；标准修订工作相关文件；与被认证院校及其他单位之间的相关函件；会议材料；如有境外专家参与认证，学校需积极提供认证期间境外专家所要求的英文版纸质或电子版材料，以及其他必要的英文版支撑材料；国际交流材料等。
第六条 纸质形式归档文件应立卷并存放于独立的文件柜中，作到科学排列、便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
第七条 电子形式归档文件应加密存储，并存有备份，备份文件与原文件分开存放。
第八条 所有需归档保存的文件均为永久保存。
第九条 如果在现场考察期间使用了被认证院校提供的电脑，专家组成员需在离开前将电脑中所存储的认证相关文件彻底删除。
第十条 在认证报告完成之后，秘书处及现场考察专家组成员有责任通过安全的方式销毁以下材料：
（一）被认证院校提交的原始材料和其他支撑材料（公开材料除外）；
（二）认证过程中涉及机密或敏感信息的记录；
（三）与该次认证相关的涉及机密或敏感信息的电子邮件；
（四）被认证院校不愿公开的文件。
第十一条 认证专家向秘书处提供的个人信息（包括联系方式和账号信息等），秘书处需遵循保密原则，不以任何方式向任何无关方提供。
第十二条 可根据需要查阅使用相关文件，使用完毕后需归还原处。
第十三条 教育部临床医学专业认证工作委员会以外人员借用文档需经秘书处秘书长确认后办理登记并于一个月内归还。
第十四条 不得涂改、折卷、剪裁、撕毁纸质形式文档，不得修改、标记、删减、删除电子文档。
第十二条 对本办法条款的增删和修改，均需经秘书处工作会议讨论通过。
第十三条 本办法自发布之日起生效，解释权归秘书处。
教育部临床医学专业认证工作委员会秘书处
2013年7月28日
